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In größeren Teams lassen sich mit einem Digital Asset Management viel Zeit, Nerven und Kosten sparen

Die Datenflut bändigen

Jeder kennt das Problem: Auf der Suche nach der aktuellsten Version öffnet man Datei nach Datei , findet sich in den Verzeichnissen der Kollegen nicht zurecht oder muss Arbeiten noch einmal ausführen, weil die letzten Änderungen abhanden gekommen sind. Was für den Einzelnen nur lästig ist, wird auf Unternehmensebene zu einem echten Problem, das umso größer ist, je mehr Personen zusammenarbeiten. Die Kommunikationswege werden immer verflochtener und die Zahl derjenigen, die über Datenänderungen informiert werden müssen, potenziert sich.

Diese Probleme soll Digital Asset Management (DAM) beheben. Es organisiert die Datenverwaltung – wozu im Prinzip etwas Disziplin ausreichen würde. Da jedoch gerade in Stressphasen die Disziplin im Team immer sinkt, kommt man ohne eigene Software kaum noch aus. Die Anforderungen an solche Systeme sind je nach Team- und Projektgröße sowie je nach Branche sehr unterschiedlich. Zudem herrscht ein Wildwuchs an Begriffen und Abkürzungen, weshalb es schwer ist, sich in diesem Bereich zu orientieren. Die folgende kleine Orientierungshilfe soll dem abhelfen.

Vorteile von DAM-Systemen

Die wichtigsten Funktionen von DAM-Systemen sind übersichtliche Dateiverwaltung, Versionskontrolle, zentrale Datensicherung und Unterstützung des Arbeitsablaufs. Ab der Mittelklasse verwalten DAM-Systeme die Dateien; das Betriebssystem (Explorer/Finder) bleibt außen vor. Von jeder Datei wird eine festgelegte Zahl von Archivversionen erzeugt, angezeigt wird aber immer nur die neueste. Das schafft das Problem aus der Welt, entscheiden zu müssen, ob "Entwurf_fertig_neu" oder "Entwurf_überarbeitet2" aktueller ist. Einige Systeme unterstützen sogar die Produktion, indem sie festgelegte Daten an den Kollegen weiterleiten, der sie benötigt. Auch die Verwaltung von zusammengehörigen Dateien ist sinnvoll (zum Beispiel Bilder und Layout-Dateien).

Die bekanntesten DAM-Systeme sind Bildkataloge und -Datenbanken. Ein Katalog ordnet lediglich die Bilder, die auf der Festplatte liegen (zum Beispiel ACDSee, iPhoto, Thumbs Plus). Eine Datenbank übernimmt dagegen auch die Verwaltung der Dateien und bietet eine Versionskontrolle (zum Beispiel Portfolio, Cumulus). Die Kosten reichen hier von 30 bis 3.000 Euro pro Arbeitsplatz. Es gibt aber noch eine Reihe weiterer Systeme, die ein DAM bieten:

Brand Asset Management (BAM) kommt vor allem bei großen Unternehmen zum Einsatz, die ihre Logos, Schriftdateien, Videos, Fotos und Prospekte allen Mitarbeitern und Auftragnehmern an verschiedenen Orten zugänglich machen müssen. Der Arbeitsablauf wird nur von wenigen Systemen unterstützt (zum Beispiel Artesia Teams). Diese kosten vier- bis sechsstellige Beträge.

Enterprise Content Management (ECM) kann als Verschmelzung von Brand Asset Management und Document Management (DM) beschrieben werden. Das heißt, Briefe, Faxe, Mails, Excel-Dateien und andere Geschäftsdokumente werden zusammen mit Fotos, Videos, Sound-Dateien und anderen Mediendaten verwaltet. Der Vorteil ist, dass nur noch ein System betrieben werden muss. Der Nachteil ist, dass solche Systeme hoch komplex bei der Installation und Wartung sind und die Kosten dafür im sechsstelligen Bereich liegen (zum Beispiel Team Site, Vignette).

(Web) Content Management (WCM/CM) verwaltet die Inhalte von Websites. Was solche Systeme üblicherweise nicht leisten, ist die Verwaltung der Dateien zur Produktion der Inhalte – etwa das Rohmaterial für Videofilme, die Photoshop- oder Illustrator-Dateien für die Gestaltung. Auch eine Unterstützung des Arbeitsablaufs ist nur für Inhalte von Web-Seiten vorgesehen, komplexere Produktionsketten müssen anders geregelt werden. Die Software-Palette reicht von kostenlos bis 25.000 Euro (zum Beispiel Typo 3, Plone, Red Dot).

Source Code Management/Software Configuration Management (SCM) ist für alle Projekte Pflicht, die mehr als ein paar Zeilen Programmcode erfordern. Es erleichtert die Zusammenarbeit und das Erstellen verschiedener Versionen. Einige SCM-Programme eignen sich aber auch für die Verwaltung von Mediendaten. Die Kosten liegen zwischen null und über 4.000 Euro pro Arbeitsplatz.

DAM/Media Asset Management (MAM) konzentriert sich auf die Verwaltung von Mediendaten. Solche Systeme sind erste Wahl für komplexere Produktionen wie Computer-Spiele, 3D-Animationen und komplexe Websites. Sie sind ab etwa 2.000 Euro pro Arbeitsplatz zu haben (beispielsweise Alienbrain, Media Bin, TeleScope).

Wie entscheidet man sich nun für die richtige Software? Kleinere Firmen fahren gut mit einer Kombination von mehreren Programmen. Das bedeutet zwar etwas mehr Installations- und vor allem Einarbeitungsaufwand, ist aber preislich deutlich günstiger. Zum Beispiel kann eine Bilddatenbank die Medienverwaltung übernehmen, ein SCM-System unterstützt die Programmierer und die Website verwaltet eine WCM-Anwendung.

Firmen mit einer großen Website, deren Inhalte sich häufig ändern oder die viele Produktfotos und -details enthält, sollten sich ein leistungsfähiges Web Content Management System zulegen. Sind die Produktionsabläufe nicht allzu komplex und die Datenmengen nicht riesig, kann man damit bei manchen Systemen auch die Rohdaten verwalten und kommt so mit einem einzigen Programm aus.

Firmen, die vor allem interaktive Inhalte oder Videos produzieren, kommen um eine DAM/MAM-Anwendung kaum herum, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben wollen. Die hohen Anfangsinvestitionen lohnen sich meist schon nach einer Produktion, da sehr viel weniger Unglücke mit verschwundenen oder falsch eingebauten Dateien passieren und die Motivation der Mitarbeiter steigt.

Große Firmen mit vielen Produkten, deren Schwerpunkt nicht auf E-Commerce liegt, sehen sich am besten in den Kategorien Brand Asset Management oder Enterprise Content Management um. Manche von diesen können sogar die Website verwalten.

Generell gilt: Die Bereiche sind nur schwer voneinander abzugrenzen und viele Hersteller behaupten, dass ihre Systeme für alle Einsatzfälle geeignet sind. Deshalb ist es wichtig sich als Erstes klar zu werden, welche Daten die Software überhaupt verwalten und welche Funktionen sie bieten soll. Dann sollten am besten die in Frage kommenden Lösungen anhand der Herstellerbeschreibungen verglichen werden. Schließlich darf eine Testphase nicht fehlen, am besten mit einem echten kleinen Projekt. Hier sollten unbedingt diejenigen beteiligt werden, die später mit der Anwendung arbeiten. Erst wenn sich gezeigt hat, dass alles zufrieden stellend funktioniert, sollte man kaufen. Denn die Entscheidung ist langfristig – Daten von einem System zu einem anderen zu übertragen, erfordert einen immensen Aufwand, außerdem müssen sich alle, die damit arbeiten, wieder umstellen.

Jens Jacobsen

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