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Ablage für Produktdaten

Online-Shops, die mit ihrem Sortiment verschiedene Vertriebskanäle „bestücken“, profitieren von einem zentralen Produktinformationsmanagement-System

Wenn Online-Händler über mehrere Kanäle verkaufen, ist der Einsatz einer Lösung für Produktinformationsmanagement (PIM) sinnvoll. PIM steht für die zentrale Verwaltung von Produktdaten und für die Weiterverwendung dieser strukturierten Daten in unterschiedlichen Kanälen. „Produktinformationsmanagement heißt, dass man über eine Oberfläche Produktdaten leicht einsehen, anreichern, optimieren und weiterleiten kann“, beschreibt Matthias Schulte, Managing Director von Tradebyte Software, das Prinzip. Simon Loebel, COO der United Digital Group (UDG), ergänzt: „Ein PIM muss alle Informationen medienneutral enthalten, die rund um das Produkt benötigt werden.“

Strukturierte Produktdaten sind im E-Commerce deshalb wichtig, weil sie für das Aushängeschild eines Online-Shops, die Produktdarstellung, die Basis sind. Je detaillierter sie ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden kaufen. Nebeneffekt: Die Retouren gehen zurück. Eine PIM-Lösung sorgt als Herzstück der Produktdatenverwaltung auch dafür, dass die Shop-Suche gute Ergebnisse liefert, oder dass mithilfe von Recommendation Engines dem Kunden Produkte vorgeschlagen werden können.

Nicht jeder Online-Shop braucht ein PIM, schließlich verwalten auch viele Shop-Systeme Produktdaten. Doch wenn der Shop und sein Sortiment wachsen, wenn er sich an einen oder mehrere Marktplätze anbindet oder Online-Filialen in anderen Ländern eröffnet, stößt manche Shop-Software an ihre Grenzen. „Wir empfehlen den Einsatz eines PIM-Systems ab circa 200 Artikeln, abhängig von Warengruppen, Anteil von Neuartikeln und den eigenen Ansprüchen hinsichtlich der Darstellung im Frontend“, sagt Tradebyte-Chef Schulte.

Zentrale Sicht auf Produkte

PIM funktioniert nach folgendem Prinzip: Daten zu einem Produkt werden aus unterschiedlichen Quellen zentral zusammengeführt. im PIM können den Produkten dann weitere Attribute zugewiesen werden, bei einem T-Shirt beispielsweise die Stoffart, bei wie viel Grad es gewaschen werden kann oder ob es eher größer oder eher kleiner ausfällt. Auch Übersetzungen in andere Sprachen können bei den Attributen hinterlegt werden, wenn der Shop seine Waren international verkauft. Aus dieser zentralen Datenverwaltung heraus werden im nächsten Schritt die unterschiedlichsten Kanäle „bespielt“: ein oder mehrere Webshops, Marktplätze, Mobile, der Print-Katalog oder das Ladengeschäft.

Anbieter von Produktinformationsmanagement-Software gibt es einige, nicht bei allen steht der Einsatz für E-Commerce-Zwecke im Vordergrund. Dirk Hörig, Mitgründer und CEO des Software-Anbieters Commercetools, sieht folgenden Unterschied: „Während klassische PIM-Systeme für den Datenaustausch mit anderen Systemen ausgelegt sind, kann man auf einem E-Commerce-PIM gleich den Shop bauen.“ Commercetools hat die Cloud-basierte E-Commerce-Plattform Sphere IO mit integriertem PIM entwickelt.

Auch der Hamburger Shop-Software-Hersteller Novomind bietet eine PIM-Lösung an. Markus Rohmeyer, Prokurist und Bereichsleiter PIM bei der Novomind AG, nennt folgende Funktionen, die eine Lösung für Produktinformationsmanagement zu E-Commerce-Zwecken beherrschen sollte: Variantenbildung mit beliebigen Attributen, ein hierarchisches Produkt-/Artikelmodell, Sortimentssteuerung über beliebige Vertriebskanäle, Verwaltung von Multimedia-Inhalten und ein Übersetzungsmanagement. Eine übersichtliche Navigation und die Vergabe von Zugriffsrechten erleichtern zudem das Arbeiten mit einer PIM-Lösung.

Struktur macht Arbeit

Was vom Prinzip her einfach klingt, ist in Wirklichkeit ziemlich kompliziert. Der Prozess, Daten aus verschiedenen getrennten Systemen in einer Lösung zusammenzuführen, gestaltet sich oft schwierig. Fehlerhafte Daten müssen korrigiert, Dubletten bereinigt werden. In den Warenwirtschaftssystemen sind zwar Produktdaten vorhanden, doch die eignen sich oft nicht für Marketing- und Vertriebszwecke, weil etwa gute Beschreibungstexte fehlen. Diese müssen dann ergänzt werden. „Viele Produktdaten, die in einem Unternehmen vorliegen, sind transaktions- oder fertigungsorientiert. Sollen diese Daten für Marketingzwecke verwendet werden, müssen sie mit zusätzlichen, werblichen Informationen angereichert und strukturiert werden“, weiß Martin Fischer, Geschäftsführer der Lobster GmbH. Lobster hatte im Januar 2014 die Systemintegration Gieseking & Grunzig und deren PIM-Lösung „Catalog System (CATS)“ gekauft und bietet die Software nun unter der Bezeichnung „Lobster PIM“ an. Manche Lösungen können den Produktdaten über ein eindeutiges Merkmal automatisch Abbildungen, Texte oder Videos zuweisen, das macht die Pflege der Daten einfacher.

Um das passende PIM zu finden, sollte klar sein, welches die eigenen Anforderungen an die Produktdaten sind. „Startpunkt muss eine detaillierte Aufnahme der heutigen und zukünftigen Anforderungen sein“, rät Simon Loebel von UDG. Die Agentur berät bei der Auswahl und der Implementierung von PIM-Lösungen. Hörig von Commercetools empfiehlt eine Stichwortliste, die aufzählt, was der Shop funktional erreichen will. Daraus ergibt sich, welche Anforderungen an die Produktdaten gestellt werden. Im nächsten Schritt kann der Händler dann eine Demo beim Lösungsanbieter anfordern, am besten, so Hörig, mit eigenen Produktdaten.

Händler sollten Gespräche mit Referenzkunden führen, so Rohmeyer von Novomind: „Bezogen auf E-Commerce würde ich fachlich das Thema Produktdatenmodell, Integrationsfähigkeit, Real-Time-Fähigkeit und nachweisliche E-Commerce-Kompetenz in den Vordergrund stellen – und mir das alles auch mal zeigen lassen.“

Wie viel eine PIM-Lösung kostet, lässt sich pauschal nicht sagen. Die Preise und auch die Nutzungsmodelle unterscheiden sich. Manche Anbieter fahren ein Cloud-basiertes Software-as-a-Service-Modell, andere verkaufen Lizenzen für den Betrieb der Software im Unternehmen. Eine PIM-Software müsse nicht zwangsläufig groß und teuer sein, unterstreicht Novomind-Prokurist Rohmeyer. Bei Tradebyte beginnt eine PIM-Option ab circa 250 Euro im Monat. Die PIM-Lösung bei Commercetools startet bei 99 Euro pro Monat.

UDG-Mann Loebel ist der Ansicht, dass man die Frage nach den Kosten einer PIM-Software genau andersherum stellen sollte: „Was kostet es im Monat, kein PIM zu haben?“ Dabei sollten nicht nur die Prozesskosten für Datenpflege und -prüfung berücksichtigt werden, sondern auch die entgangenen Einnahmen aus einer schlechteren Conversion oder die Kosten einer höheren Retourenquote wegen fehlender Informationen. „Beantwortet man sich diese Frage, weiß man, was ein PIM kosten darf“, so sein Fazit. ❚


Checkliste

für die Auswahl einer PIM-Lösung

• Welche Quellsysteme sollen verknüpft werden?

• Welche (Produkt-)Daten sollen angereichert werden?

• Welche Zielkanäle (z. B. Shop, Marktplätze, Affiliates) sollen bedient werden?

• Wie und wo kann das Datenmodell angepasst werden? Ein Datenmodell beschreibt die Eigenschaften eines Produkts in seinen verschiedenen Ausprägungen.

• Ist eine Übersetzungsfunktion notwendig?

• Ist ein Rechtemanagement nötig?

• Wie einfach ist die Verwaltungsoberfläche zu bedienen?

• Wie einfach funktioniert die Sortimentssteuerung in die Vertriebskanäle?

• Welche Datenbank wird verwendet und ist sie schnell genug für die Geschwindigkeitsanforderungen im Online-Handel?

• Welche Schnittstellen gibt es?

• Wie wird die Lösung betrieben und welche Kosten entstehen?

• Roadmap: Welche Weiterentwicklungen plant der Anbieter?

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